株式会社ゼロベース

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僕たちが月次決算をたった1日で終えた方法 パート1

2018.09.29

代表者ブログ

月次決算を1日で終えました。
しかも、1日で終えようと目標を立てることもなく、努力したこともなく・・・。
これはゼロベースでおこったある種の事件でした。

なぜ1日で月次決算を終えられたのか パート1

これが、まったく意識をしていなかったため、改めてなぜ1日で終わったかを業務に分けて考えてみました。
月次決算をするプロセスは大きく5つに分かれます。
1.販売プロセス・・・請求書の発行、入金確認、債権残高管理
2.購買プロセス・・・支払い予定の登録、支払処理、支払漏れのチェック
3.経費精算プロセス・・・経費精算の申請、申請内容のチェック/上長承認、申請者への支払い
4.財務プロセス・・・借入の返済/支払利息の管理、借入/貸付金の管理
5.給与計算プロセス・・・勤務時間の集計、給与計算、支払処理

僕たちは社内でこれらの業務を役割分担するとともに、各種のツールで管理しています。

1.販売プロセス・・・請求書の発行、入金確認、債権座高管理


➡【請求書の発行】
 freeeで請求書を発行。
 発行前の請求内容はエクセルで管理。
 エクセルはDropbox上でスタッフ間で共有し、タイムリーに更新。
 アルバイトスタッフがエクセルを確認しながら、freeeで請求書を作成。
 請求書の作成タイミングは、だいたい25日前後。
 請求書の確定は、30日前後。そして発送。
➡【入金確認】
 freeeとネットバンキングを連携。
 freee上で入金を都度チェックし、入金結果をfreeeへ登録し、債権の消込も同時に完了。
 都度の入金消込をしているため、入金確認はほぼタイムリーに把握している。
➡【債権残高管理】
 freeeで管理。freeeの売掛レポートを確認し、回収漏れの有無をチェック。

2.購買プロセス・・・支払い予定の登録、支払処理、支払漏れのチェック

➡【支払予定の登録】
 freeeで管理。
 支払い予定の請求書が到着したものに、僕が勘定科目を用紙に記載し、アルバイトスタッフがfreeeへ支払い予定を登録。このとき、支払期日を登録し、支払漏れの管理に続ける。
 また、支払予定を登録することで、freee上で費用が発生ベースで計上されることも非常にメリットになっている。
➡【支払処理】
 freeeとネットバンキングを連動させ、支払処理を完了。
 具体的には、freeeの買掛レポート上で支払処理が行える(ネットバンキングとのAPI連携のおかげ)。
 ネットバンキングへのログイン等の手間もなし。
 ただし、freee上で取引先ごとに1度、支払口座の登録が必要。
 振込予約を僕が毎月25日前後に実施(給与支払と同タイミングが多い)し、支払漏れを防止している。
➡【支払漏れのチェック】
 freee上で管理。具体的には、freeeの買掛レポートを確認することで確認。
 ここでポイントは、freeeに登録されていないと支払漏れのチェックが漏れる、ということ。
 登録スタッフにしっかりと支払い予定の請求書を渡すことが重要。

 
 
 

ここまで、販売プロセスと購買プロセスについて、どう進めているのかをご紹介させていただきました。
パート2では、残りのプロセスをどう進めているのかをご紹介するとともに、月次決算を早めるためのコツをお伝えいたします!

パート2へ続く!