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僕たちが月次決算をたった1日で終えた方法 パート2

2018.10.03

代表者ブログ

今日は2018年10月3日。9月度の月次決算も気づくと10月1日に終了していました。
さすが僕たち(自画自賛w)。

多くの方々も月次決算を早期化し、事業の軌道修正をより早く行えることを祈るばかりです。

さて、本ブログは、前回のブログ「僕たちが月次決算をたった1日で終えた方法  パート1」の続きになります。

パート1にてご紹介したように、月次決算を5つのプロセスで考えています。
1.販売プロセス・・・請求書の発行、入金確認、債権残高管理
2.購買プロセス・・・支払い予定の登録、支払処理、支払漏れのチェック
3.経費精算プロセス・・・経費精算の申請、申請内容のチェック/上長承認、申請者への支払い
4.財務プロセス・・・借入の返済/支払利息の管理、借入/貸付金の管理
5.給与計算プロセス・・・勤務時間の集計、給与計算、支払処理

本ブログでは、3~5の方法をお伝えします。

 
 
 

3.経費精算プロセス・・・申請、承認、支払い、取引登録

➡【経費精算の申請】
 freee上にて経費申請者が、項目(いつ、いくら、目的、勘定科目)と関連証憑の画像をアップロード。
 経費申請者が実施するのはここまで。
➡【経費精算の承認】
 freeeから申請があった旨のメールが届く。
 届いたメールをクリックして、freee画面上にて経費精算を承認。
 経費精算の項目は承認とともに「旅費交通費 xxx / 未払金 xxx」としてfreeeへ計上される。
➡【経費精算の支払い】
 経費精算の承認時、人事労務freeeと同期を実施。
 同期されることで、給与支払と同タイミングで支払処理が行われる。

4.財務プロセス・・・借入の返済/支払利息の管理、借入/貸付金の管理

➡【借入の返済/支払利息の管理】
 freee上に、借入返済時の取引テンプレートを作成。テンプレートは2行にし、長期借入金と支払利息とするとともに、長期借入金の金額欄に毎月の返済金額(例:50,000円)を入力。
 毎月の返済時に元金均等払いの場合、50,000円との差額を支払利息の金額欄に入力して終了。
➡【借入/貸付金の管理】
 借入金の入金時は、freeeと自動同期した口座へ入金。借入金が入金されていることを確認する意味合いで、freeeへ登録する。
 毎月の借入金残高の管理は、取引先タグと品目タグを活用。取引先タグには銀行名、品目タグには元本、利率、毎月の返済金額を入力し、借入別の残高を管理。
 貸付金がある場合も管理方法は同様。

5.給与計算プロセス・・・勤務時間の集計、給与計算、支払処理

➡【勤務時間の集計】
 ここはfreeeを使わず。僕たちは会計事務所向けツールを利用しているが、ジョブカンがオススメ。
➡【給与計算】
 人事労務freeeを利用。勤務時間の集計をしたのち、人事労務freeeへ時間数の登録。
 なお、従業員の入社があったときのみ、従業員情報を本人に登録してもらい、社会保険料等の部分は社労士もしくはより詳しいスタッフが入力し、対応。一度登録するとその後基本的に触れることはない。
 弊社は、月末締め翌月25日払いのため、月末締めの時間数が判明するのが翌月1日になってしまう・・・。ここが今のボトルネックになっている・・・。
 給与計算に必要な情報を入力し、あとは確定ボタンを人事労務freee上でクリック。
 これで、会計freee上は「給与 xxx / 未払金 xxx」が計上されるとともに、各従業員へ給与明細がメールにて伝達されることとなる。
➡【支払処理】
 人事労務freeeより、総合振込用データ(全銀協フォーマット)をダウンロードし、ネットバンキング上で総合振込をして完了。
 (ただし、ジャパンネット銀行はなぜかこのフォーマットが利用できず、仕方なく個別に振込登録をしている・・)

 
 
 

まとめ

ここまで業務に分けてその方法をお伝えしてきました。
僕はfreeeを触り続けて4年ほどになります。
うまく使いこなしているクライアント、上手く使いこなし切れていないクライアントをそれぞれたくさん見てきました。

月次決算を1日で完了させる最大のコツ、それは
業務を1つのツールに集約すること。業務をツールにできるだけ合わせて行うこと
ではないでしょうか。
業務を1つのツールに集約するためには、会計がわからないとつかいにくい、では使い物になりません。
その点、freeeで集約していることは、会計が分からい人も、例えば請求書を作っているだけ、もしくは入金内容や出金内容を整理しているだけ、給与計算をして確定してただけ。
これを繰り返すだけでBSとPLが出来上がります。

ただし、ポイントがあります。
まず使い方をしっかりと整理すること。
業務をツールに合わせる場合でも、無理がありすぎても仕方がありません。ストレスになるだけです。
どの程度なら寄せられるのか、どの程度は別のツールを活用すべきなのか(僕らの場合は勤怠時間の集計など)をしっかりと専門家との協議を重ね、整理することが大切です。
業務プロセスの理解と分解をぜひご相談されることをお勧めいたします。

 
 
 
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