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会社を成長させたいなら“議事録”を見直そう 〜議事録を使ったシンプルPDCA〜

2019.03.09

代表者ブログ

先日、クライアントから「会議で決まったことがなかなか実施されない」という相談を受け、議事録を拝見させてもらいました。

 

会議や打合せの時間が一日の業務のほとんどを占めている方も多いでしょう。私は、その大切な時間をより効率的なものにするために、議事録がとても大切な役割を持っていると思います。

 

また、最近問題視されている無駄な会議が議事録を見直すことで有意義なものに変わるかもしれません。もし、会議に課題を感じているなら議事録を見直してみませんか。

 

 

議事録を取る目的は何か

 

議事録を見せてもらって気になったのは、「Aさんが◯◯と言った」というその場の状況をただ羅列した形式であったこと。単に会議の録音を起こしただけのようなものでした。これだと議事録を一目見ただけでは、どんな内容なのかよくわかりません。

 

なぜこのようなとり方をしているのか理由を聞いたところ「会議後に言った言わないで揉めることが多いので、誰が何を言ったかを中心に記録するようにしている」とのことでした。しかし、これでは参加者以外のメンバーは内容を把握しにくく、また、重要なタスクが埋もれてしまう可能性のほうが高いように感じました。

 

議事録の一番の目的は、誰が何を言ったのかという経緯の記録ではなく、決定事項の共有です。そして、会議に参加していないメンバーでもこの決定事項を把握できるようにする必要があります。

 

 

“報告事項”と“決議事項”の2大テーマ

 

会議中の内容を“報告事項”と“決議事項”の2つに大きく分類し、報告事項については誰が何を報告したかがわかるように記載します。また、決議事項には、誰が、いつ、何を行うかを明確にする必要があります。さらに、TODOとして進捗の確認が必要な場合には、その確認方法や報告日時も決めておきましょう。また、進捗管理は次回の会議では報告事項として必ず報告を求めましょう。

 

議事録は新人ではなく、ナンバー2がとるべき

 

また、もう一つ気になったのが議事録を取る人が会議でどんな役割か、ということです。たいていの会社では、参加しているメンバーの中で若手や新人が担当しているのではないでしょうか。会議の内容に対して口を挟ませず、ただ議事録を取ることに集中させているケースが多いのです。

 

もし“議事録を取ることは、下の人の仕事である”と考えているなら、その考えはすぐにやめましょう。

 

議事録はその会議の主催者もしくはそのプロジェクトのリーダーなどの責任者が取ることが適切です。議事録を取りながら会議をモデレートし、必ずその会議での結論を出していく必要があるためです。

 

 

議事録をいつ提出するか

 

確認や編集に手間取って会議から数日後に議事録が共有されている場合、業務に支障をきたしている可能性があります。

 

例えば、その会議での決定事項として何か動かないといけない場合に、そのタスクが漏れてしまう可能性があります。また、会議に参加していないメンバーを巻き込む必要がある場合は、議事録がないと共有することができません。

 

議事録はスピードが命です。できれば、会議終了時に共有できるのがベスト。遅くとも会議当日中には共有できるようにしましょう。

 

議事録作成には、事前のアジェンダ共有も大切

 

会議を実施する際、事前にアジェンダを共有していますか。アジェンダとは、その会議で論じる議題のことです。

 

アジェンダを共有しておくことで参加者が事前準備をして会議に臨むことができるため、時間内に結論が出やすくなり、会議中に議題から逸れることも少なくなります。また、アジェンダを共有する際に各議題に対しておおよその時間配分も決めておくと、さらに会議の進行がスムーズになります。

 

議事録の最後に次回会議の実施日とアジェンダを入れておくと良いでしょう。

 

▼良い議事録の例

議事録を使って、スピーディーで正確なPDCAをまわそう

 

会社の成長のためには、常にPDCAを回していくことが大切です。

 

そのために、会議をただの話し合いの時間にせず、議事録で次のアクションを明確にしましょう。議事録を読んだだけで、誰もが会議の目的、報告事項、決定事項(誰が、いつまでに何をやるか、その結果をいつ確認するか)を把握できるようになれば業務スピードは一気に加速することでしょう。

 

経営や会計についてのお困りごと、経営課題をもっと明確にしたい方はお気軽にご相談ください。