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会計士が教える 会計ソフト”freee(フリー)”のオリジナル機能の使いこなし方 パート1

2019.03.16

代表者ブログ

~専門家に使いづらいから良い!? 会計ソフト”freee”

会計ソフト”freee(フリー)”。
弊社では、freeeを開業当初の2014年より活用をしており、約4年間になります。
freeeは、会計ソフトでありながら、簿記を勉強してきた方/会計事務所勤務の方にとっては、とても使いづらい?会計ソフトだといわれてきました。
その理由は至って簡単。
他の会計ソフトは、会計の基本である「簿記」の知識を基にプログラムが組まれています。
しかし、freeeは「簿記」の知識からではなく、「直観的操作」がベースにプログラムが組まれており、プログラムの裏でこそっと「簿記」が組まれている、という仕組みだからです。
この「専門家に使いづらいところ」がとてもポイント。
会計資料を見るのは、あくまでも会計を知らない人々。
その人たちにとって、いかに見やすい会計ソフトであるべきかを追求されています。

 

そんな会計ソフト”freee”。
他の会計ソフトとの違いがあるために、その使いこなし方にもコツがあります。
弊社で4年以上使い続けた結果見えてきた、『より使いこなすためのオリジナル機能の使いこなし方』をここではご紹介いたします。

 

1.タグの機能~4種類のタグ、目的は分析~

 

freeeには、4種類のタグ機能があります。一般の会計ソフトでいうところの「補助科目」であって、イメージは補足情報で後からその部分だけを切り出して使いたい時に利用します。
それは次の4つです。
 A.取引先タグ
 B.部門タグ
 C.品目タグ
 D.メモタグ

 


これらのタグには実は特徴があって、使い分けと優先順位があります。
タグを付ける目的は、今後の戦略を立てるために「いつ、どこに、いくら、かかっていたのか」を分析することにあります。
分析をするためには、情報はできるだけ細かく、そして正確に登録することがオススメです。
とは言いつつも、経理のために会社があるわけでもないので、手間なくタグ付けをする必要があります。
タグは、後から一括で修正も可能ですので、速報値を把握するためには、タグ入力なしでも問題ありません。
また、タグの優先順位もあります。
上記A⇒Dの順番で優先順位が高いと考えられます。
取引先ごとの分析のケースは多いため、まずは取引先タグの設定が大切です。
また、分析ができるから、と細かく設定をする方もいますが、まずは粗々で正確性よりもスピードを重視し、早く数値を把握する、ことにフォーカスすることをオススメしています。

 

====まとめ====
・タグは4つ。そのうち取引先タグは使いこなそう
・タグをたくさんつけすぎない。全体感の数値把握のスピード優先。
・タグは後から一括更新も可能

 

2.自動登録ルール~自動で取引登録の設定しすぎに要注意!~

 

freeeのオリジナル機能のひとつに「自動登録ルール」があります。
自動登録ルールとは、ネットバンキングやクレジットカードの利用明細の「摘要」の記載内容をキーワードとして、freee上で『○○○と記載されている場合は、外注費として登録(or推測)してください」とする機能です。
この自動登録ルールは金額で区分を設けて自動登録ルールを設定することが可能です。

 


便利な機能である反面、自動で登録、をバンバン設定すると、「見ず知らずの内に試算表が完成する」という不思議な現象が起きます笑。
これがある意味厄介。
例えば、地代家賃の支払いの場合、多くのケースで「〇〇不動産」とネットバンキングの摘要欄に記載がされています。
これを見たfreeeユーザーが
「〇〇不動産は、地代家賃として登録する」と自動登録ルールを設定したとします。
このとき、○○不動産との契約時の敷金や礼金、更新料の支払い、火災保険料の支払い、などなどのすべてが「地代家賃」としてfreee上で登録されてしまいます。
登録されてしまうと、あとで見返すのが一苦労・・・。
そこで、弊社では自動登録ルールを設定いただく際は、以下のルールを徹底しています。


====freeeでの自動登録機能の設定時のルール=====
・金額で区分する(一定金額のみ or 金額の範囲を設定)
・会計事務所に自動登録ルールを事前に相談する
・自動登録までとせず、「推測」にとどめる

 

これらのルールを守らなければ、本当に会計帳簿がおかしくなってしまいます。
会計帳簿がおかしいことになると、2つのリスクが発生します。
・現状分析ができないリスク
・税務処理が間違い、追徴課税が課されるリスク


これらのリスクを避けるためにも、まずは会計事務所にご相談をすることが大切です。

 


弊社では、各クライアントに状況をヒアリングし、最大限の効率的且つ効果的な会計資料の作成支援を行っております。
初期診断は、無料でおこなっておりますので、お気軽にお問い合わせをいただけましたらと思います。